Smart working, lavoro agile, telelavoro, lavoro da casa, lavoro da remoto: tutti sinonimi di uno stesso concetto. Un concetto che negli ultimi anni è entrato con prepotenza nelle nostre vite. 

Un bell’ombrellone, un tè freddo ghiacciato, un lettino su una spiaggia bianca, la brezza marina sul volto e il sole a riscaldare la pelle: ecco come spesso viene immaginato lo smart working.

Il cervello umano tende sempre molto ad idealizzare e con questo articolo facciamo chiarezza sull’argomento. 

Cos’è lo smart working? 

Secondo la definizione del Ministero del Lavoro, lo smart working è definito come

“una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.” 

Questa è la definizione tecnica, ma possiamo definire il lavoro da casa anche come una vera e propria rivoluzione. Lo smart working è stato capace di smantellare le abitudini e gli approcci tradizionali e consolidati nel mondo del lavoro. 

A cosa si riferisce il termine “smart”?

Lo smart working non consiste solo nello svolgere le proprie mansioni fuori dall’ufficio, ma bensì è inteso come un ripensamento “in maniera intelligente” dell’organizzazione del lavoro e del suo svolgimento. 

Ma come siamo arrivati a questo? 

Breve storia dello smart working

“The Telecommunications-Transportations Tradeoff”

Siamo nel 1973, in America, e Jack Nilles (ex ingegnere della NASA) pubblica un libro: “The Telecommunications-Transportations Tradeoff”, ritenuto il documento fondante del telelavoro.  

In questo libro Nilles propone di non lavorare nella sede principale, ma di farlo in sedi distaccate. Il suo obiettivo era quello di far sì che le persone non si recassero tutte quante nello stesso posto, congestionando le strade e stressandosi, ma invece di lavorare in uffici più vicino alle loro abitazioni. 

“Working at Home Can Save Gasoline”

Nel 1979, Frank Schiff (allora vicepresidente e capo economista del Comitato per lo sviluppo economico, CED), pubblica un articolo sul Washington Post intitolato “Working at Home Can Save Gasoline”. 

In questo articolo Schiff sottolineava come milioni di persone facevano i pendolari con autobus e mezzi propri per andare a lavoro e che questa “migrazione” rappresentava gran parte del consumo di benzina, della congestione del traffico, dell’inquinamento e che era una delle principali fonti di stress mentale. 

Sottolineava quindi il contributo che poteva essere fornito lavorando da casa uno o due giorni alla settimana. 

I “nomadi digitali”

Già da alcuni anni, da quando i PC sono diventati “più Portable” e, ancor più, con l’avvento degli smartphone, si è assistito alla crescita di un particolare e nuovo approccio al lavoro.

I precursori dello smart working contemporaneo avevano già individuato il potenziale offerto dall’world wide web. Connettendosi al web per disconnettersi dallo spazio fisico hanno iniziato a lavorare da remoto, spesso viaggiando.

Così è nata la corrente del nomadismo digitale: uno stile di vita dinamico, legato alla possibilità di viaggiare e non vincolato  ad un unico luogo in cui vivere. 

Questo stile di vita consente quindi di lavorare e viaggiare allo stesso tempo. 

Il Covid-19 e lo smart working

L’evento che ha scatenato il boom dei lavoratori da remoto, soprattutto in Italia, è stato senza dubbio lo stato di emergenza dato dalla pandemia da Covid-19.

Mentre all’estero era usanza già attiva anche prima della pandemia (alcuni Paesi, come l’Inghilterra nel 2014, avevano già legiferato in merito).

All’inizio della pandemia non avevamo idea dei cambiamenti che avremmo dovuto affrontare, a tutti i livelli della vita privata e professionale. 

Limitazioni e copri-fuoco: anche uscire di casa per andare al lavoro, in molti casi, non era consentito. 

Ecco che irrompe nella nostra quotidianità lo smart working. 

I software sostituiscono le carte, le mail le lettere, si moltiplicano le piattaforme per incontrarsi online mentre le piazze e le aule si svuotano. Le serracinesche dei negozi rimangono abbassate mentre si moltiplicano, sul web, negozi e-commerce e marketplace con consegne a domicilio.

Le relazioni stesse assumono sfumature nuove: più virtuali, più veloci, più social. Il lavoro stesso cambia e si trasforma mentre tutto diventa facile; se sai come usare uno smartphone.

In quali settori e professioni è più diffuso lo smart working? 

Le maggiori opportunità di lavorare in smart working sono rintracciabili in tutte quelle professioni legate al lavoro da computer.

Le aziende e i professionisti possono così appaltare con più facilità il lavoro ai fornitori e collaboratori rivolgendosi a freelancer che grazie allo smart working possono abbattere i loro costi.

Chi trae maggior profitto dal lavorare in smart working è senza dubbio il libero professionista in regime forfettario. 

Le professioni che si conciliano maggiormente con la modalità di lavoro da remoto sono:

  • servizio clienti o customer care; 

  • assistenti virtuali; 

  • traduttori;

  • insegnanti; 

  • copywriter;

  • grafici e designer,

  • social Media Manager,; 

  • sviluppatori web…

  • contabili e commercialisti; 

  • consulenti professionali;

Grazie alle possibilità offerte dal web se si moltiplicano di giorno in giorno, le nuove professioni e nuove possibilità per quelle esistenti.

Pro e contro dello smart working

Abbiamo visto una panoramica sullo smart working, ma adesso vediamo insieme quali sono i vantaggi e svantaggi.

Analizzeremo i pro e i contro del lavoro da remoto, sia dal punto di vista del lavoratore, che dal punto di vista dell’azienda! 

Vantaggi per il libero professionista:

  • Risparmio sui costi di gestione e mantenimento dell’ufficio
  • Rispario sui costi e sui tempi per spostamenti e trasferimenti
  • Maggiore autonomia nella gestione del tempo
  • Migliore conciliazione della vita privata e di quella professionale
  • Risparmio sui pasti fuori 
  • Possibilità di usare i social media per pubblicizzare la propria attività

Svantaggi per il libero professionista:

  • Impatto meno professionale in caso di ricezione ospiti, fornitori e clienti
  • Minore visibilità
  • Necessità di creare una strategia di marketing e campagne pubblicitarie ad hoc
  • aumento della sedentarietà; 
  • distrazioni e persone con cui si condivide l’abitazione; 
  • necessità di avere tutti gli strumenti e le risorse necessari nella propria abitazione

Vantaggi per il lavoratore: 

  • risparmio di tempo (sia sul tragitto casa-lavoro che sul tempo di preparazione per andare in ufficio; 

  • riduzione dello stress; 

  • migliore conciliazione tra lavoro e vita privata; 

  • maggiore efficienza e produttività;

  • risparmio sui costi dei mezzi di trasporto e sui pasti fuori casa.

Svantaggi per il lavoratore: 

  • difficoltà a separare il tempo e gli spazi dedicati al lavoro con quelli dedicati alla vita privata; 

  • sensazione di isolamento dai colleghi; 

  • aumento della sedentarietà; 

  • distrazioni presenti nella propria abitazione; 

  • necessità di avere una connessione internet stabile e veloce e/o software e hardware di proprietà

Vantaggi per le aziende: 

  • dipendenti più soddisfatti;

  • risparmio sui costi del mantenimento degli uffici; 

  • riduzione del fenomeno dell’assenteismo; 

  • incremento delle competenze digitali;

  • ampio bacino internazionale di talenti da poter assumere. 

Svantaggi per le aziende: 

  • sicurezza informatica (tutte le informazioni e i documenti sono potenzialmente a rischio. E’ quindi opportuno adottare sistemi di sicurezza informatica importanti)

  • differente gestione dei flussi di lavoro che potrebbe richiedere un adeguamento dei sistemi informatici o degli apparati di comunicazione interna

  • minore coesione dei team; 

  • l’inserimento di nuove risorse potrebbe risultare difficoltoso;

Altri vantaggi

Il lavoro da casa non solo comporta dei vantaggi per i lavoratori o per le aziende, ma anche per l’ambiente in termini di:

  • risparmio energetico,
  • riduzione del traffico su strada,
  • risparmio di tempo,
  • riduzione dell’inquinamento,
  • riduzione dell’inquinamento acustico. 

Tool e strumenti utili per lavorare in smart working

Per lavorare in smart working in modo efficace è indispensabile avvalersi di strumenti che siano in grado di supportarci nella gestione del lavoro in modo ottimale.

A seconda della dimensione dell’azienda e del numero di dipendenti / collaboratori coinvolti e dei processi specifici sarà opportuno valutare un’implementazione dei sistemi digitali e informatici. Questi possono includere processi di automazione volti a far risparmiare ulteriormente tempo.

Alcuni tools molto utili e diffusi per gestire il lavoro da casa: 

  • Google Drive:

servizio gratuito che permette la condivisione e l’archiviazione di file attraverso un account Google. Potentissima alternativa gratuita a Microsoft Office che consente di lavorare online, anche in condivisione. 

  • Trello:

software di Project Management online che consente di gestire un flusso di lavoro molto semplice. Per pianificare e organizzare progetti di gruppo, assegnare e monitorare task e condividere calendario con i tuoi collaboratori. (molte opzioni sono disponibili solo nei piani a pagamento).

  • Asana:

ha delle caratteristiche simili a Trello, ma possiede delle caratteristiche aggiuntive che la rendono più adatta a gestire gruppi di lavoro anche ampi e gerarchie complesse che richiedono funzionalità specifiche. La versione gratuita consente un massimo di 15 partecipanti e un limite di 1000 Task. Con le versioni a pagamento puoi gestire i team di lavoro senza limiti e con tantissimi tools integrati utilissimi.

  • Zoom / Skype / Google Meet:

software molto popolari per videochiamate e call tra i membri del team.

  • Google Talks / Hangouts / Meet:

servizio di messaggistica istantanea integrato con Gmail. Consente di inviare comunicazioni in modo rapido e diretto tra colleghi. 

  • LogMeIn:

software che permette di accedere e gestire i computer da remoto in modo sicuro. Permette anche l’automatizzazione delle attività di IT di routine. 

  • Slack:

applicazione di messaggistica istantanea per organizzare i team e i progetti. Si possono creare canali a cui tutti gli utenti che partecipano hanno accesso alle informazioni condivise e possono interagire. 

  • Notion:

software che consente di prendere appunti e gestire progetti. Aiuta gli utenti nella coordinazione di scadenze, obiettivi e incarichi. Ha una potenzialità enorme e può essere utilizzato per gestire tutti i processi interni (o la maggior parte di essi). E’ flessibile perchè può essere customizzato e semplice da utilizzare perché offre tanti template 

Conclusioni

Lo smart working sicuramente presenta numerosi vantaggi, sia per i lavoratori che per le aziende, senza dimenticarci di quelli riconducibili alla salvaguardia dell’ambiente e quindi di una sostenibilità collettiva

Ma per svolgere efficacemente il proprio lavoro da casa è importante avere gli strumenti, i programmi e l’organizzazione necessaria. 

L’organizzazione e la strategia il tassello fondamentale per riuscire ad avere il giusto rendimento lavorando da casa, perché possiamo disporre di tutte le applicazioni e software del mondo, ma se non c’è organizzazione diventa difficile! 

Le parole sono importanti e così lo è curare buoni canali di comunicazione con l’azienda, per poter rimanere in contatto quando sorgono eventuali problemi. 

Utlimo consiglio utile è quello di provvedere, se gli spazi lo consentono, a crearsi un piccolo angolo-ufficio all’interno della propria casa, sia per avere uno spazio senza disturbi e distrazioni, ma anche per fare in modo che la tua casa non diventi il tuo ufficio, rendendo poi difficile separare il mondo professionale da quello lavorativo!

Raccontaci la tua esperienza nei commenti e metti in luce quelli che, secondo te, sono i pro e i contro dello smart working!

Apri chat
Scan the code
Chatta con Comunicazione Chiara
Ciao, sono Chiara, come posso esserti utile?